Version 2026-10-05, gäller från 2026-10-05.

WizFlow – Användarvillkor och dataretention (utkast)

1. Parter och tjänsten

Dessa villkor gäller mellan [Bolagsnamn], org.nr [XXXXXX-XXXX] ("Leverantören") och den juridiska person som tecknar abonnemang ("Kunden") för tjänsten WizFlow.

WizFlow är ett webbaserat system för bland annat arbetsorder, kundregister, schemaläggning och fakturaunderlag. Tjänsten levereras som abonnemang. Kunden får en icke-exklusiv rätt att använda tjänsten så länge abonnemanget är aktivt.

Kunden äger sin data. Leverantören får bara behandla den för att leverera tjänsten.

Kunden godkänner dessa villkor och biträdesavtalet (Bilaga A) genom att kryssa i rutan vid registreringen, eller vid första inloggningen efter att villkoren börjat gälla. Godkännandet sparas med version, tidpunkt och vem som godkände. Kunden kan när som helst se exakt den version som godkänts i abonnemangsfönstret. En ny version som kräver nytt godkännande meddelas minst 30 dagar innan den börjar gälla.

2. Abonnemang och betalning

Abonnemanget väljs i tjänsten och debiteras i förskott per period enligt den plan och de priser som gäller vid köpet. Betalning sker via vår betalningsleverantör. Priserna anges exklusive moms.

Nya kunder får en provperiod på 14 dagar. Provperioden går inte att förlänga och upphör automatiskt om Kunden inte väljer ett betalt abonnemang.

Abonnemanget förnyas automatiskt för en ny period om det inte sagts upp enligt punkt 3. Kunden kan byta plan när som helst; uppgradering gäller direkt, nedgradering från nästa period.

3. Uppsägning och avslut av abonnemang

Kunden kan när som helst säga upp abonnemanget i abonnemangsfönstret i tjänsten. Uppsägningen stoppar förnyelsen. Kunden behåller full åtkomst till slutet av den redan betalda perioden, och ingen ny betalning dras.

Abonnemanget upphör alltså när någon av dessa händelser inträffar:

1. Den betalda perioden tar slut efter en uppsägning.
2. Kunden inte betalar inom den frist som anges i punkt 4.
3. Leverantören avslutar abonnemanget på grund av väsentligt avtalsbrott.

Avgifter för en påbörjad period återbetalas inte, om inte annat följer av tvingande lag.

4. Utebliven betalning och grace period

Om en betalning misslyckas får Kunden behålla åtkomsten i 7 dagar från den dag betalningen förfaller ("grace period"). Under tiden försöker betalningsleverantören dra betalningen igen och Kunden kan uppdatera sitt betalsätt. Kunden varnas i tjänsten när fristen närmar sig sitt slut.

Betalas skulden inom grace period fortsätter abonnemanget som vanligt. Annars spärras åtkomsten när de 7 dagarna har gått, och abonnemanget anses avslutat den dagen.

Ett spärrat abonnemang kan återaktiveras genom att Kunden betalar utestående belopp, så länge kunddatan ännu finns kvar enligt punkt 5.

5. Kvarhållning och radering av kunddata

Leverantören sparar Kundens data i 30 dagar efter den dag åtkomsten upphörde ("retentionstiden"), oavsett om abonnemanget avslutades genom uppsägning eller utebliven betalning. Under retentionstiden är alla licensbaserade tjänster avstängda, men Kundens administratör (första användare) kan fortfarande logga in för att exportera sin data enligt punkt 6 eller återaktivera abonnemanget.

Efter retentionstiden raderar Leverantören Kundens data permanent. Det gäller:

• uppgifter i databasen, som arbetsorder, kunder, användare och inkomna mail
• uppladdade filer, som arbetsorderbilder, logotyper och mailbilagor
• fakturor och bokföringsexporter

Radering kan inte ångras. Kopior i säkerhetskopior rensas enligt de ordinarie cyklerna, senast 30 dagar efter raderingen.

Leverantören får spara uppgifter längre än så bara om lag kräver det, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga krav. Leverantörens egen bokföring av fakturor till Kunden sparas i sju år enligt bokföringslagen.

6. Export av data

Kunden ansvarar för att exportera sin data innan retentionstiden löper ut. Kundens administratör kan när som helst, även efter att abonnemanget upphört och så länge datan finns kvar, ladda ner en zip-fil i tjänsten (Exportera data). Den innehåller katalogen fakturor, med alla fakturor som PDF grupperade per kundnummer, och katalogen bokforing, med verifikationer i SIE- och CSV-format per kalenderår. Exporten kostar ingenting.

Den som inte exporterat sin data eller återaktiverat abonnemanget när retentionstiden gått ut får ingen möjlighet att få datan tillbaka.

7. Bokföringsskyldighet och kundens ansvar

Kunden är själv bokföringsskyldig och ansvarar för att räkenskapsinformation bevaras på det sätt och så länge bokföringslagen kräver, i dag till utgången av sjunde året efter räkenskapsårets slut. WizFlow är ett arbetsverktyg och inte Kundens arkiv.

Kunden ska därför ta ut och spara fakturor, bokföringsexporter och annan räkenskapsinformation i eget system innan retentionstiden enligt punkt 5 löper ut. Leverantören ansvarar inte för att sådan information finns kvar i tjänsten efter retentionstiden.

8. Personuppgifter (biträdesavtal)

Kunden är personuppgiftsansvarig och Leverantören är personuppgiftsbiträde för de personuppgifter Kunden lägger in i tjänsten, till exempel uppgifter om Kundens anställda och slutkunder. Leverantören behandlar dem bara enligt Kundens dokumenterade instruktioner och dessa villkor.

När avtalet upphör ska Leverantören, efter Kundens val, lämna tillbaka eller radera personuppgifterna. Retentionstiden i punkt 5 är den tid Kunden får för att göra det valet. Kunden kan be om tidigare radering skriftligen; då raderas datan före retentionstidens slut, och Kunden avstår då från export.

Biträdesavtal med information om underbiträden (bland annat molnleverantör, e-postleverantör och betalningsleverantör), säkerhetsåtgärder och överföring till tredje land ingår som bilaga [Bilaga A].

9. Ansvar, ändringar och tillämplig lag

Leverantörens sammanlagda skadeståndsansvar under en tolvmånadersperiod är begränsat till de avgifter Kunden betalat för den perioden. Leverantören svarar inte för indirekta skador, till exempel utebliven vinst. Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

Leverantören får ändra dessa villkor. Väsentliga ändringar meddelas Kunden minst 30 dagar i förväg, och Kunden kan då säga upp abonnemanget enligt punkt 3.

Svensk rätt tillämpas. Tvister avgörs av svensk allmän domstol med [tingsrätt] som första instans.

Bilaga A – Personuppgiftsbiträdesavtal

Bilagan gäller som biträdesavtal enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen och hänvisas till i punkt 8.

Behandlingen. Leverantören behandlar personuppgifter för att tillhandahålla WizFlow under abonnemangstiden och retentionstiden (punkt 5). Behandlingen består av lagring, visning, sökning, export och radering.

Registrerade. Kundens anställda och övriga användare, Kundens kunder och deras kontaktpersoner, samt avsändare av mail som tas emot på Kundens inkommande adress.

Typer av uppgifter. Namn, e-post, telefon, adress, användaridentitet, innehåll i arbetsorder och ärenden, foton, mailtext och bilagor. Kunden ska inte lägga in känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser.

Underbiträden. Kunden ger generellt medgivande till följande underbiträden. Kunden meddelas minst 30 dagar innan ett underbiträde läggs till eller byts, och kan invända.

Säkerhetsåtgärder. Kunddata är logiskt åtskild per kund och åtkomst styrs av roller. Data krypteras vid överföring. Inkommande bilagor kontrolleras innan de används. Personal hos Leverantören är bundna av sekretess. Backup görs av databas, och fillagring dagligen.

Tredjeland. Uppgifter överförs till land utanför EU/EES bara med stöd av åtgärder enligt kapitel V i förordningen, till exempel standardavtalsklausuler. Det gäller Microsoft (Azure), Resend, Stripe, Expo, TypeSafe (Jev).

Incidenter. Leverantören meddelar Kunden utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar, efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident.

Kundens rättigheter och insyn. Leverantören hjälper Kunden att svara på begäran från registrerade och ger Kunden den information som behövs för att visa att biträdesavtalet följs.

Radering. Se punkt 5 och 8: efter retentionstiden raderas all kunddata, eller tidigare om Kunden skriftligen begär det.